Como as empresas tentam economizar com operações mais enxutas com menos funcionários, elas exigem mais de quem está trabalhando. Maior demanda pode significar maior produtividade, mas também mais horas de trabalho. E isso pode acabar consumindo e esgotando os funcionários.
Funcionários, gerentes ou donos de pequenas empresas, todos estão sentindo na pele. Mas a boa notícia é que, implementando estratégias de gerenciamento inteligentes, é possível reduzir o estresse e o tempo que você passa no escritório. Veja aqui nossas 10 melhores dicas para ajudá-lo a fazer mais em menos tempo.

1. Organize-se. O tempo que você passa procurando o arquivo certo ou as informações de contato do cliente pode ser usado para eliminar itens de sua lista de tarefas. Por isso é importante investir algumas horas para se organizar e se concentrar em permanecer nesse caminho. Isso vai reduzir a confusão e o tempo perdido.

2. Delegue e compartilhe tarefas de modo inteligente. Gerentes e funcionários devem se concentrar em tarefas que aproveitem seus pontos fortes. Se você não é um especialista em Excel®, peça a um colega mais rápido em planilhas para assumir a tarefa em troca de outra com a qual você tenha mais familiaridade. A utilização das habilidadescertas poupa o tempo de todo mundo.

3. Estabeleça prazos precisos para você mesmo. Defina um timer para 60 ou 90 minutos e se concentre em terminar um projeto pequeno sem interrupções. Durante este tempo, você vai estar se concentrando na tarefa do momento, sem fazer várias coisas ao mesmo tempo, como atender ao telefone, responder e-mails, etc. Você vai ficar surpreso com quanta coisa é possível fazer em um curto período.

4. Gerencie sua energia e seu tempo. Não distribua projetos ao longo de vários dias. Se possível, termine um de cada vez, sem ficar trabalhando aqui e ali. Isso concentra suas energias e poupa tempo, além de também aumentar a consistência do produto final.

5. Chegue cedo. Chegar ao escritório uma hora antes de todos significa dar um impulso no seu dia e trabalhar sem distrações até que o restante de seus colegas chegue e o dia comece como de costume. Um bônus: você pode até perder a hora do rush da manhã!

6. Defina sua “janela” de produtividade. Observe seus padrões de trabalho por um dia e descubra quando sua produtividade é maior. Depois, use esse período como seu “melhor horário de trabalho” e resolva as tarefas mais difíceis ou desafiadoras durante esse período todos os dias.

7. Automatize e terceirize. Se você possui ou gerencia uma pequena empresa, lembre-se de que fazer tudo sozinho nem sempre é a opção mais eficiente em termos de tempo e de custos. Quase todas as tarefas podem ser automatizadas ou terceirizadas, então investigue suas opções.

8. Saiba quando dizer não. Não exija demais de si mesmo. Embora muitos tentem satisfazer todo mundo o tempo todo, a verdade é que nem sempre isso é possível. Não desenvolva o hábito de aceitar solicitações de última hora se você puder evitar e respeite suas limitações.

9. Obedeça à regra 80/20. Segundo a regra 80/20, 80% de seus resultados vêm de apenas 20% de seus esforços. Se você conseguir identificar os 20% mais relevantes e se concentrar neles, é possível ser mais produtivo sem aumentar sua carga de trabalho.

10. Cuidado com o perfeccionismo.Será que o relatório interno que é lido apenas por duas pessoas realmente precisa ter gráficos coloridos detalhados e margens com espaços perfeitos? A maior parte do trabalho de rotina não precisa ser feita de modo perfeito. Portanto, pergunte-se se seu esforço é proporcional ao valor da tarefa.
Quando colocar essas estratégias em prática, você começará sair mais cedo do trabalho todos os dias. Procurando mais dicas de produtividade? Comece a trabalhar de modo mais inteligente, não mais intenso, e dê uma olhada no Centro de Aprendizagem da HP para obter informações sobre o desenvolvimento de habilidades e treinamento.

Microsoft Excel é uma marca registrada da Microsoft Corporation nos Estados Unidos.