Em nosso mundo agitado e com várias tarefas, é natural que queiramos gastar cada minuto de nosso tempo de forma produtiva. E como muitos de nós gastam horas todos os dias em reuniões, carregar um notebook sem fio da sala de conferência para a sala de reunião da diretoria e utilizá-lo parece uma maneira inteligente de manter o contato com e-mails, planejamentos e anotações.

Porém, algumas empresas estão começando a instituir uma política “sem notebooks” em reuniões, reivindicando que eles contribuem para a baixa produtividade e para o aborrecimento geral. Desta forma, enquanto os notebooks são claramente uma ferramenta essencial de negócios, não está claro qual é sua função na cultura de negócios centrada em reuniões de hoje.

Com isso em mente, aqui estão algumas diretrizes para apresentadores e participantes de reuniões, para ajudar a manter as reuniões produtivas e a distração do notebook no mínimo possível.

1. Designe quem vai manipular o computador
Os notebooks podem, definitivamente, ser essenciais para os negócios de uma reunião, seja em apresentações ou na exibição de outras informações. E, frequentemente, reuniões exigem a tomada de notas. Porém, em geral, não é necessário que cada um na sala tenha um computador para tal – então, designe uma pessoa para manipular o computador. Ele ou ela pode configurar e gerenciar o equipamento ou tomar notas a serem compartilhadas com todos posteriormente, a fim de que os outros participantes estejam livres para participar plenamente da reunião. E, naturalmente, outra pessoa pode ficar encarregada da tarefa na próxima reunião.

2. Faça com que as reuniões sejam breves e focadas
Se os participantes souberem que eles terão que gastar apenas uma quantidade de tempo limitada em uma reunião – e que há um tópico, planejamento ou decisão específica a ser tomada – eles, menos provavelmente, desejarão ou precisarão levar junto seu notebook. Portanto, sempre que possível, faça com que as reuniões tenham menos de meia hora, forneça uma pauta para que os objetivos da reunião e os resultados desejados fiquem claros e atenha-se a eles.

3. Tente utilizar algo diferente de um notebook
Se você precisar verificar e receber e-mails e ter acesso à Web, poderá ser mais fácil e menos disruptivo utilizar um PC de mão ou Smartphone para tal. Embora eles possam não atender totalmente todas as funções do notebook, os Smartphones conectados à Internet facilitam a verificação de atualizações ou o envio de um e-mail curto sem ser disruptivo; além disso, você não precisará ter um grande objeto retangular entre você e outros participantes da reunião.

4. Use o bom senso – e a cortesia
Se você realmente precisar utilizar um notebook durante uma reunião, tenha um bom senso quanto a isso. Se precisar tomar notas, tente olhar para o apresentador de tempo em tempo para comunicar que você está prestando atenção. E falando nisso – tenha certeza de que realmente está prestando atenção. É embaraçoso quando fazem uma pergunta em uma reunião e você não consegue responder porque estava muito ocupado verificando seus e-mails. Além disso, certifique-se de desligar ou colocar no mudo quaisquer sons que possam aborrecer ou distrair outras pessoas, como notificações de e-mail.


5. Considere qual é o tipo da reunião
Se a reunião exigir muita interação face a face entre os participantes, é óbvio que ninguém deve estar gastando seu tempo digitando em vez de falando. Por outro lado, se for o tipo de reunião em que aqueles que estiverem participando poderão precisar trazer imediatamente informações de um banco de dados ou comunicar-se com colegas fora da reunião, utilizar um notebook será perfeitamente aceitável. Aprenda a distinguir quando o notebook é útil e necessário e quando ele é simplesmente uma distração.

Com um pouco de conhecimento e valendo-se das ferramentas certas, você logo estará gastando menos tempo em reuniões e mais tempo fazendo o que você deseja!