Embora seja um assunto muito discutido no mundo dos negócios por vários anos, o gerenciamento de projetos ainda não é um assunto bem compreendido em várias empresas. Além disso, a taxa de sucesso dos projetos parece ser menor do que nunca. De acordo com o relatório de abril do The Standish Group, "CHAOS Summary 2009", 44% de todos os projetos têm atrasos, excedem o orçamento e/ou possuem menos recursos e funções que o necessário. E, para piorar, 24% deles fracassaram por completo: nunca chegaram a ser concluídos ou foram entregues e nunca foram utilizados.

"Estes números representam uma baixa nas taxas de sucesso em comparação ao estudo anterior, juntamente com um aumento significante no número de fracassos", comentou Jim Crear, CIO do Standish Group. "Eles são um ponto baixo nos últimos cinco períodos de estudo. Os resultados deste ano representam a maior taxa de fracasso de uma década."

Alguns especialistas e analistas discutem a precisão destas estatísticas, porém, a maioria concorda que o uso das melhores práticas básicas de gerenciamento de projetos pode ajudar a garantir que os projetos de TI não acabem no lixo. Aqui estão alguns pontos simples ter em mente.

1. Certifique-se de que o escopo do projeto seja justificado e suportado
Antes do início de qualquer projeto, é preciso ter evidências para comprovar que o projeto terá ou promoverá valor. Depois que isso for estabelecido, um “projeto vencedor” deve ser atribuído para garantir que o projeto seja justificado e gerenciado durante o seu ciclo de vida. Além disso, é preciso garantir que o projeto receba o suporte pela empresa antes de formar a equipe que trabalhará nele. Mesmo em empresas menores, a criação de uma conscientização e do comprometimento em todos os setores antes do início do projeto ajuda a evitar a disputa interna quanto aos recursos, às prioridades e aos comprometimentos.

2. Escolha as pessoas certas para a equipe
Ao selecionar os membros da equipe, escolha-os com foco em suas habilidades para um projeto em particular. Tente unir diferentes conjuntos de habilidades, de forma que, juntas, elas representem tudo o que você precisa para a conclusão do projeto. Na primeira reunião com a equipe, deixe claro a todos quais são suas funções e responsabilidades e delegue as tarefas conforme apropriado.

3. Planejamento é a chave para todos os projetos bem-sucedidos
Isso já foi dito tantas vezes que já quase perdeu o significado, mas a verdade é que um planejamento abrangente de projeto é absolutamente crucial para o sucesso, mesmo para projetos com cronogramas muito restritos. Saiba quais são os resultados de que você realmente precisa e dê prioridade a eles. Assim, você manterá a equipe firmemente focada em questões específicas – determine “o que deve ser alcançado” em períodos curtos (por exemplo, de um a três meses) e as metas de longo prazo (por exemplo, de um a três anos).

4. Continue comunicando e colaborando
A comunicação contínua entre os membros da equipe do projeto e as partes interessadas é vital para manter o projeto no caminho certo. Os membros da equipe devem realizar reuniões semanais para discutir os problemas e as possíveis soluções; se a equipe estiver separada em localidades diferentes, utilize ferramentas de colaboração para realizar reuniões e compartilhar informações. Utilize ferramentas de software de gerenciamento de projetos para manter os gerentes e os membros da equipe informados a respeito dos progressos e evitar problemas na comunicação.

5. Nunca deixe de aprender
Muitas vezes, o gerenciamento de projeto bem-sucedido pode basear-se em tentativas e erros. Por isso, mantenha o controle das suas melhores práticas internas para referência futura. Realize “post-mortems” nos projetos para entender o que funcionou, o que deu errado e o quão bem-sucedido o projeto foi com base nos indicadores internos.

O treinamento em gerenciamento de projetos também pode ajudar os membros da sua empresa a contribuírem para resultados mais bem-sucedidos do projeto. Para obter mais informações, visite o site Treinamento em Gerenciamento de Projetos da HP.