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para Ejecutivos de TI // Junio 2012
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Controlar el aprovisionamiento de SaaS para mantener el orden deTI

Los beneficios que SaaS aporta a la empresa son muchos. Pero éstos pueden verse reducidos por la acción de usuarios impacientes sin una visión global de TI a la hora de demandar peticiones. Sugerimos cinco pasos para hacer que las cosas vuelvan a su camino lógico.

En algunas organizaciones, el coste, la velocidad y la popularidad del software como servicio ha conducido a que cada administrador, director de producto o técnico de desarrollo haya añadido alguna solución a su catálogo de TI de manera aleatoria, sin tener que tramitar siquiera un pedido de compra.

Teniendo en cuenta lo generalizadas que pueden ser las adquisiciones de soluciones SaaS en su empresa, debería emprender dichos pasos antes de que sea tarde y el caos reine en toda su organización. ¿Cuántos de sus empleados disponen de una tarjeta de crédito de empresa y acceso a Internet? Esa es la pregunta clave que debe hacerse.

Cinco pasos que le ayudarán a hacer que las cosas vuelvan a su camino lógico:

1. Consolide la demanda de SaaS. El truco consiste en que las TI recuperen su visibilidad, haciendo que todas las ideas surgidas en la empresa con relación a las necesidades de las aplicaciones de software se desvíen hacia el departamento de TI. Por su parte, éstas deben aportan respuestas con la misma rapidez que un proveedor de SaaS. Genere valor y establezca procesos rápidos y simples; se ganará así el respeto interno y evitará la expansión incontrolada de SaaS. Haga que la plantilla empiece a pensar más en "vamos a consultar primero a los compañeros de TI y veamos si me ofrecen una respuesta en las próximas 24 horas. Si no me la dan, entonces pensaremos en construir, comprar o alquilar un servicio".

2. Eduque a sus usuarios. Es necesario que sus usuarios comprendan que, pese a que las compras descentralizadas puedan suponer una solución fácil e inmediata, pueden llevar a redundancias, ineficiencias y riesgos si no se gestionan del modo apropiado. El mensaje crucial es: "Pregunte antes de hacer clic". Es preciso que los empleados sean conscientes de que el departamento de TI entiende realmente sus necesidades, conoce las soluciones de los proveedores y puede ayudarles a hacer mejores elecciones, para sí mismos y para la compañía.

3. Simplifique el catálogo. Todos sabemos que, en términos de software, hacer demasiadas adquisiones puede ser peor que no hacer las suficientes. Sus empleados desean un catálogo de software y servicios fácil de usar, con opciones claras y diferenciadas y preferiblemente separadas por categorías. Sin un catálogo sencillo de usar, es más probable que los empleados busquen fuera lo que necesitan.

4. Monitorice la experiencia del usuario. Pagar por un servicio no le asegura que éste vaya a funcionar tal y como su empresa necesita. Los servicios SaaS pueden ocasionar procesos dificultosos y largos tiempos de espera, al igual que las TI internas. Por ello, se hace fundamental monitorizar con cuidado la calidad de lo que compra y lo que su proveedor de SaaS presta. Comience por establecer un sistema de alertas (idealmente, empleando la supervisión automatizada de los usuarios finales, además de herramientas de redes sociales corporativas y colaboración) que monitorice el grado de satisfacción de los empleados. Al hacerlo, recopilará los hechos que necesita conocer para trabajar con sus proveedores en nombre de sus usuarios.

5. Publicite la experiencia. Ponga en marcha una vía clara de comunicación de sus éxitos en la selección de SaaS, detallando cuáles son los mejores proveedores y cuáles las mejores prácticas. Puede lograrlo mediante una actualización mensual "en línea", una alerta por correo electrónico o un blog. Hallará que, en lugar de aventurarse por su cuenta y únicamente para seleccionar servicios que no le darán la funcionalidad ni la calidad esperadas, el personal tenderá a agruparse de manera natural en torno a las mejores experiencias de usuario, especialmente, si incluye la realimentación en su catálogo de servicios. Como beneficio colateral, creará un sistema de autogestión con el que reducir las "TI en la sombra".

Aprovisionamiento como disciplina

Al provenir, por lo general, de una promoción entre el personal de tecnología, los directores de sistemas no tienen por qué conocer necesariamente todo sobre el aprovisionamiento en la primera etapa de sus carreras, aunque éstas están teniendo un papel cada vez más central en sus responsabilidades actuales. Pese a que los pasos antes mencionados son reactivos y buscan satisfacer la demanda de los usuarios, también existe un valor proactivo. La activación de un catálogo inteligente de servicios de SaaS le obliga a articular los servicios esenciales que requieren de la atención del personal interno de TI y a liberar los recursos que se ocuparán de dichas funciones esenciales.
El aprovisionamiento es una disciplina con reglas y estrategias específicas. Al dominarla, no solo enseñará a sus usuarios a concebir las TI como una base de conocimiento, en lugar de un obstáculo; también creará un equipo de TI mejor alineado con sus objetivos empresariales clave.

Conozca mejor el modelo de software como servicio de HP en la página de HP SaaS. Afronte las estrategias basadas en "la nube" en la página de "La nube convergente".


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