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I vantaggi aziendali del modello SaaS possono venir meno se gli utenti effettuano acquisti con carta di credito non controllati dall'IT. Di seguito cinque utili iniziative che aiutano ad evitare il crearsi di confusione.

In alcune organizzazioni il costo, la velocità e la popolarità del modello SaaS ha incoraggiato amministratori, responsabili dei prodotti e sviluppatori a introdurre nuovi software senza la necessità di richiedere un ordine di acquisto.

5 iniziative per aiutarvi a gestire il sourcing SaaS:

1. Consolidate la richiesta di SaaS. È consigliabile ridare visibilità alla funzione IT, incanalando nella sua direzione tutte le idee riguardo le esigenze di nuovi applicativi e rispondendo, al contempo, con la stessa prontezza di un fornitore di servizi SaaS. Definite processi semplici e veloci: eviterete in questo modo la proliferazione SaaS. Fate in modo che i vostri utenti pensino: “Chiedo alla funzione IT se ha una risposta semplice nelle prossime 24 ore. Altrimenti vedremo di creare/acquistare/farci prestare un servizio.”

2. Educate i vostri utenti. Gli utenti devono rendersi conto che per quanto la possibilità di acquistare in modo decentrato offra una soluzione facile e immediata, senza un'adeguata gestione questo può creare problemi di ridondanza, inefficienza e rischi . Il messaggio cruciale è: “Controllate prima di cliccare.” Gli impiegati devono sentire che l'IT comprende realmente le loro esigenze, conosce le soluzioni che desiderano e può aiutarli a fare scelte migliori, per se stessi e per l'impresa.

3. Semplificate il catalogo. Molto spesso avere troppe possibilità di scelta può essere peggio che non averne abbastanza. Gli impiegati hanno bisogno di un catalogo di software e servizi facile da usare, con opzioni chiaramente distinte, preferibilmente suddiviso in categorie a seconda del tipo di soluzione fornita. Senza un catalogo semplice è più probabile che gli impiegati si rivolgano all'esterno per ciò di cui hanno bisogno.

4. Monitorate l'esperienza utente. Pagare un servizio non vuol dire necessariamente ottenere ciò che si vuole. Anche i servizi SaaS, in alcuni casi, possono essere caratterizzati da processi difficili e lunghi tempi di risposta. Monitorate attentamente la qualità di ciò che proponete, e ciò che il fornitore di SaaS effettivamente fornisce. Iniziate creando un sistema di allarme precoce (idealmente, utilizzando un sistema automatico di monitoraggio degli utenti finali oltre agli strumenti "social" di business e collaborazione) per verificare la soddisfazione degli impiegati. In questo modo disporrete dei dati necessari per interagire con i fornitori per conto dei vostri utenti.

5. Pubblicizzate i risultati basati sull'esperienza. Definite una modalità per comunicare chiaramente le opzioni SaaS efficaci, i migliori fornitori e le best practice. Utilizzate, ad esempio, un aggiornamento mensile online, un avviso via e-mail o un blog. Gli utenti eviteranno in questo modo di scegliere autonomamente un servizio che può non avere le funzionalità o le qualità giuste, le persone saranno naturalmente spinte verso le risorse che offrono le esperienze utente migliori. Parallelamente otterrete il vantaggio collaterale di un sistema autogestito per la riduzione dell'IT ombra.

Il sourcing in quanto disciplina

Considerato che solitamente provengono da background incentrati sulla tecnologia, non sempre i CIO a inizio carriera dispongono di competenze adeguate in fatto di approvvigionamento; competenze che, tuttavia, con la ridefinizione del loro ruolo diventano sempre più importanti. Sebbene le iniziative suggerite nei punti precedenti abbiano carattere reattivo e puntino a soddisfare la domanda degli utenti, c'è anche un risvolto proattivo. Per definire un catalogo intelligente di servizi SaaS occorre anche individuare i servizi chiave che richiedono l'attenzione dell'IT interno, e liberare le risorse per gestire queste funzioni essenziali.
Il sourcing è una disciplina, con specifiche regole e strategie. Nel dominarla non solo insegnerete ai vostri utenti a considerare l'IT come una base di conoscenze piuttosto che come un ostacolo, ma creerete un team IT più allineato con gli obiettivi chiave del business.

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