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Excel作業を効率化！お役立ち機能

Microsoft® Excel® 2007では、スキルレベルや業種を問わず、全てのユーザーにとってデータ処理が簡素化されると期待されています。 とはいえ、Excelの使い方そのものを簡素化して効率よく作業できるようにすれば、役に立つと思いませんか？ タイプ入力を少なくしたり、値に基づいて自動でセルに色を付けたりできれば、Excelをさらに効率よく使うことができます。

1. ドロップダウンリスト

Excelのデータ入力を簡単にするには、つまり定義した特定の値／項目だけが入力されるようにするには、そのセルに入力可能な値を表示するドロップダウンリストを作成します。 ドロップダウンリストを使うと、タイプ入力とは対照的に、たった3回のクリックだけでセルに値が入力されます。 ドロップダウンリストを作成したセルをクリックして選択すると、矢印が表示されます。 その矢印をクリックし、リストに表示される入力内容から、入力したい内容を選んでクリックします。 このたった3回のクリックです。

ドロップダウンリストを作成するには、あらかじめ入力するデータのリストを作成しておく必要があります。

1. リストは、1つの列または行に、空白のセルが間に入らないように入力します。 ドロップダウンリストに表示したい順番になるよう、データをソートするとよいでしょう。
2. 同じスプレッドシート内で、ドロップダウンリストを作成したいセルを選択します。
3. [データ]タブの[データツール]グループにある[データの入力規則]をクリックします。
4. [データ入力規則]ダイアログボックスの[設定]タブをクリックします。
5. [入力値の種類]ボックスで[リスト]を選択します。
6. 有効な入力内容のリストの場所を指定するには、[元の値]フィールドの右端にある小さなアイコンをクリックします。 これで[データ入力規則]ダイアログボックスが縮小され、再びスプレッドシート上でクリックできるようになります。
7. ドロップダウンリストに使う有効な入力内容が格納されているセルの範囲を選択し、Enterキーを押します。
8. 選択範囲が[元の値]に反映されたのを確認し、[OK]をクリックします。
9. 選択したセルの右側に、矢印が1つ表示されているのを確認してください。 この矢印をクリックすると、セルの入力内容の選択肢が表示されます。それらの入力内容以外の値は無効となり、入力できません。 選択肢から1つ選択すれば、その入力内容が入力されます。 選択を変更したい場合は、セルをクリックし、別の選択肢を選択します。

ドロップダウンリストは、コピー＆ペースト機能を使って複数のセルに同じリストを貼り付けることができます。 ドロップダウンリストを削除するのも簡単です。 リストが設定されているセルを選択し、上記のステップ3とステップ4を繰り返します。 [設定]タブでダイアログボックスの下左角にある[すべてクリア]ボタンをクリックします。

2. 条件付き書式

条件付き書式を使うと、値に応じて特定の色でセルを強調表示できます。 特定の条件を指定すると、それらの条件が満たされたときに、選択した書式が適用されます。 この便利なツールを使えば、セルの値を視覚的に表現できるため、速やかにデータを探したり、例外を発見したり、傾向を把握したりすることができます。 その方法を説明します。

1. 条件付き書式を適用したいセルを選択します。 (複数選択可能。連続していないセルでもOKです。 連続していないセルを選択するときは、Ctrlキーを押したまま複数選択します。)
2. [ホーム]タブの[スタイル]グループにある[条件付き書式]をクリックします。
3. [セルの強調表示ルール]をポイントし、使いたい基準を選択します。 基準の選択肢には[指定の値より大きい]、[指定の値より小さい]、[指定の値に等しい]、[文字列]、[日付]、[重複する値]などがあります。 使用したい基準を選択すると、値を指定できるダイアログボックスが表示されます。
4. 条件となる値をダイアログボックスの左側に入力し、右側の[書式]でその条件を満たした場合のセルの表示書式を指定します。
5. 書式の選択肢を独自に作成したい場合は、[ユーザー設定の書式]を選択してください。

データ入力や書式設定の簡素化は、Excelでのデータ管理、データ処理、業務効率を改善する方法の一例です。 ぜひ、今回ご紹介した機能を、いつもの作業に導入してみてください。

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